Kako osnovati agenciju za zapošljavanje u Srbiji

Osnivanje agencije za zapošljavanje u Srbiji, grubo rečeno, zahteva:

• registraciju firme koje se bavi ovom delatnošću u APR-u,
• ispunjenje određenih prostornih i kadrovskih uslova,
• dobijanje dozvole Ministarstva rada, i
• polaganje stručnog ispita za zaposlene u agenciji za zapošljavanje.

Iako na prvi pogled ovo deluje kao relativno jasan administrativni proces, u praksi postoji niz detalja koji mogu usporiti ili zakomplikovati postupak.

Zato, u nastavku teksta, prolazimo kroz ceo proces korak po korak i odgovaramo na najvažnija pitanja koja se javljaju u praksi, od uslova koje morate ispuniti, preko realnih troškova, pa sve do toga da li se ovakav biznis uopšte isplati.

Sadržaj:

Ko može osnovati agenciju za zapošljavanje u Srbiji?

Agenciju za zapošljavanje u Srbiji mogu osnovati i fizička i pravna lica, pod uslovom da ispune zakonom propisane uslove i dobiju dozvolu za rad od Ministarstva nadležnog za zapošljavanje.

U praksi, to znači da osnivač može biti:

• pojedinac (preduzetnik ili vlasnik DOO),
• domaća ili strana kompanija koja želi da pruža HR i regrutacione usluge u Srbiji (naravno, uz radnu dozvolu, u slučaju stranog osnivača).

Nakon osnivanja agencije za zapošljavanje, ista može da se bavi aktivnostima kao što su:

• posredovanje u zapošljavanju u Srbiji i inostranstvu,
• informisanje kandidata o mogućnostima zapošljavanja,
• karijerno savetovanje i profesionalna orijentacija,
• saradnja sa Nacionalnom službom za zapošljavanje kroz programe aktivne politike zapošljavanja.

Inače, zakon ne ograničava ko može biti osnivač po profesiji ili prethodnom iskustvu. ali postavlja jasne uslove koje firma mora da ispuni kroz kadar, prostor i dozvole, i prepoznaje dređene situacije u kojima osnivanje nije dozvoljeno.

Na primer, Agenciju za zapošljavanje ne mogu osnovati lica koja:

• su pravosnažno osuđena na kaznu zatvora od najmanje šest meseci, u periodu od tri godine nakon izdržane kazne,
• su bila osnivači agencije kojoj je oduzeta dozvola, u roku od tri godine od oduzimanja,
• su obavljala poslove zapošljavanja bez registracije, što je utvrđeno od strane inspekcije, u roku od tri godine

Ako ne spadate u ove kategorije, ne postoje dodatne formalne prepreke za osnivanje agencije.

Da li je potrebna dozvola za osnivanje agencije za zapošljavanje u Srbiji?

Da - dozvola je obavezna i predstavlja ključni uslov za zakonito obavljanje delatnosti.

Dozvolu izdaje nadležno ministarstvo (Ministarstvo za rad), nakon što proveri da li ispunjavate sve propisane uslove, uključujući:

• adekvatan poslovni prostor
• potrebnu tehničku opremu
• kvalifikovan kadar (uključujući položen stručni ispit)
• kompletnu dokumentaciju

Nakon podnošenja zahteva, sprovodi se i inspekcijski pregled prostora, kako bi se utvrdilo da stanje odgovara onome što je prijavljeno.

Ako se pitate koliko važi ova dozvola, ona se izdaje na period od 5 godina, nakon čega se može produžiti, pod uslovom da agencija i dalje ispunjava sve zakonske uslove.

Obavljanje poslova zapošljavanja bez dozvole smatra se nezakonitim i može dovesti do zabrane rada, novčanih kazni i problema prilikom budućeg dobijanja dozvole.

Napomena: Ministarstvo rada uvek može oduzeti dozvolu agenciji za zapošljavanje ako ista više ne ispunjava propisane uslove, ako posluje suprotno zakonu ili ako osnivač bude osuđen za krivično delo i izdržava kaznu zatvora od najmanje šest meseci.

Koje uslove mora ispuniti agencija za zapošljavanje da bi poslovala u Srbiji?

Da bi agencija za zapošljavanje mogla zakonito da posluje u Srbiji, nije dovoljno samo da bude registrovana u APR-u. Neophodno je da, pre početka rada, ispuni određene prostorne, tehničke i kadrovske uslove i na osnovu toga dobije dozvolu nadležnog ministarstva.

Isti uslovi se proveravaju i kod produženja dozvole, promene sedišta ili otvaranja poslovne jedinice, a o nastavku ćemo ih adresirati jedan po jedan:

Prostorni i tehnički uslovi

Agencija za zapošljavanje mora imati najmanje dve radne prostorije, svaku od najmanje 12 m², povezane vratima.

Jedna prostorija služi za rad i prijem stranaka, a druga kao čekaonica.

Pored toga, mora imati sanitarni čvor, odgovarajuću kancelarijsku opremu, direktan telefon ili faks i najmanje jedan računar sa internet vezom. Prostor ne sme biti stambeni niti sme biti u podrumu.

Kadrovski uslovi

Poslove zapošljavanja mogu obavljati samo stručno osposobljeni zaposleni, što znači da po ugovoru o radu morate angažovati samo lica koja imaju najmanje srednje obrazovanje i položen ispit za rad u zapošljavanju.

Uz to, agencija mora imati najmanje jedno lice sa visokim obrazovanjem koje radi puno radno vreme na poslovima zapošljavanja i prijavljeno je na obavezno socijalno osiguranje.

Pravilnik precizira i nivo visokog obrazovanja koji to lice mora imati.

Posebni uslovi u zavisnosti od vrste usluge

Ako agencija pruža profesionalnu orijentaciju i savetovanje o planiranju karijere, te poslove može obavljati isključivo psiholog sa visokim obrazovanjem.

Za posredovanje u zapošljavanju u zemlji i inostranstvu, informisanje o mogućnostima zapošljavanja i sprovođenje pojedinih mera aktivne politike zapošljavanja može raditi lice sa visokim obrazovanjem bilo kog usmerenja, a u određenim slučajevima i lice sa najmanje srednjom stručnom spremom, ako u agenciji već radi najmanje jedno visokoobrazovano lice na poslovima zapošljavanja.

Ispit za rad u zapošljavanju

Ispit za rad u zapošljavanju polaže se pred komisijom u ministarstvu. Prijava se podnosi na propisanom obrascu, uz diplomu, kopiju lične karte i dokaz o uplati troškova.

Uslovi nakon dobijanja dozvole

Agencija nema obavezu samo da ispuni uslove jednom. Ona mora da obavesti ministarstvo o svakoj promeni koja utiče na prostor, opremu ili stručnu osposobljenost zaposlenih, i to u roku od pet dana od nastale promene.

Upravo se tu u praksi često greši – u tumačenju da je dozvola jednokratna formalnost, a ne obaveza trajnog održavanja uslova za rad.

Šta treba da sadrži zahtev za osnivanje agencije za zapošljavanje u Srbiji?

Zahteva za utvrđivanje ispunjenosti uslova za obavljanje poslova zapošljavanja (Zahtev za osnivanje agencije za zapošljavanje) mora da sadrži sledeće:

• Dokaz o pravnom osnovu za korišćenje prostora (npr. ugovor o zakupu poslovnog prostora ili vlasnički list);
• Plan prostora sa jasno naznačenim rasporedom prostorija, njihovom površinom i spratnošću;
• Spisak kancelarijske opreme koju agencija već poseduje (računari, telefoni, radni stolovi itd.);
• Dokaz o stručnoj spremi zaposlenih - overene kopije diploma za sva lica koja će obavljati poslove zapošljavanja;
• Uverenje da lice nije osuđivano - za osnivače i sve zaposlene koji rade na poslovima zapošljavanja (izdaje MUP);
• Dokaz o položenom stručnom ispitu za sva lica koja obavljaju poslove zapošljavanja (uz navođenje broja i datuma ili kopija uverenja);
• M-A obrazac za sva zaposlena lica (dokaz o prijavi na obavezno socijalno osiguranje).

Dakle, ako se pogleda suština, država kroz ovaj zahtev proverava tri stvari: da li imate adekvatan prostor za rad, da li imate kvalifikovan kadar i da li poslujete zakonito i transparentno.

Važno: Nakon što nadležni organ izvrši pregled poslovnog prostora, a pre izdavanja rešenja, potrebno je dodatno dostaviti dokaz o plaćenoj republičkoj administrativnoj taksi za izdavanje dozvole (više o ovom trošku u kasnijem delu teksta).

Ovo je čest trenutak gde dolazi do zastoja, jer podnosioci ne isprate proceduru do kraja ili ne znaju da ova obaveza dolazi nakon kontrole prostora.

Kako izgleda postupak osnivanja agencije za zapošljavanje u Srbiji – korak po korak

Postupak osnivanja agencije za zapošljavanje u Srbiji je manje-više opisan kroz prethodni tekst, ali ćemo ovde na sažet način predstaviti njegov tipičan tok.

Naime, prvi korak je registracija pravnog subjekta u APR-u. Tek nakon toga možete formalno nastaviti sa postupkom za obavljanje poslova zapošljavanja, jer se dozvola ne izdaje “na ideju”, već registrovanom subjektu koji podnosi zahtev.

Zatim sledeći koraci podrazumevaju obezbeđivanje poslovnog prostora (u skladu sa ranije navedenim uslovima) kao i angažovanje kvalifikovanog kadra.

Ovde je jako važan momenat pripreme adekvatne, ispravne i potpune dokumentacije (dokaz o pravu korišćenja prostora, plan prostorija, spisak opreme, dokazi o zaposlenima i dokaz o uplati naknade, itd.), te se baš zbog ovog koraka preporučuje angažovanje advokata za privredno pravo.

Nakon primljenog zahteva za utvrđivanje ispunjenosti uslova za obavljanje poslova zapošljavanja, Ministarstvo proverava dokumentaciju i izlazi na teren radi pregleda prostora i opreme. Propisani rok za utvrđivanje ispunjenosti prostornih i tehničkih uslova je 15 radnih dana od prijema urednog zahteva.

Ako je stvarno stanje usklađeno sa dostavljenom dokumentacijom i ispunjeni su i ostali zakonski uslovi, nakon inspekcijskog pregleda izdaje se rešenje o dozvoli za rad. Tek tada agencija može zakonito da počne da pruža usluge zapošljavanja.

Napomena: ovaj postupak važi za klasičnu agenciju za zapošljavanje, dok je za agencije za privremeno zapošljavanje režim drugačiji i stroži.

Koji su okvirni troškovi osnivanja agencije za zapošljavanje?

Troškovi osnivanja agencije za zapošljavanje u Srbiji zavise od više faktora (grad, veličina tima, nivo opremljenosti), ali se mogu podeliti na:

• Administrativne, i
• operativne troškove.

Administrativni troškovi osnivanja agencije za zapošljavanje u Srbiji su fiksni i jasno definisani. Tu spada:

• Taksa za izdavanje dozvole za rad: 31.490 RSD
• Taksa za produženje dozvole / promenu sedišta: 15.740 RSD
• Trošak polaganja ispita za rad u zapošljavanju: 8.000 RSD (prvo polaganje), 8.000 RSD (ponovno polaganje celog ispita) i 5.600 RSD (ponovno polaganje samo posebnog dela).
• Trošak registracije firme u APR-u: okvirno 5.000–6.000 RSD.
• Trošak advokata: u skladu sa Advokatskom tarifom, a možete da ga saznate prilikom konsultacije sa advokatom.

Pored administrativnih troškova postoje i oni operativni, gde dolazi do najvećih varijacija, ali njih ćemo adresirati kroz sledeće pitanje koje vas često interesuje.

Da li se isplati otvoriti agenciju za zapošljavanje u Srbiji?

Otvaranje agencije za zapošljavanje može biti veoma isplativo u Srbiji, ali samo ako od starta razumete strukturu troškova i način na koji se prihod generiše.

Naime, da biste uopšte pokrenuli agenciju, morate računati na sledeće operativne troškove:

• zakup prostora (npr. u Novom Sadu): 200–800€ mesečno,
• opremanje kancelarije: 500–1.500€ po radnom mestu (jednokratno),
• plate zaposlenih: 1.500–3.000€+ mesečno (za 1–2 osobe, sa doprinosima).

S obzirom da Agencije za zapošljavanje najčešće zarađuju kroz naknade po zapošljavanju (npr. 10–20% godišnje bruto plate kandidata), fiksne recruitment projekte i dugoročne saradnje sa kompanijama, to bi značilo da Ako naplaćujete 1.000–2.000€ po kandidatu, da biste pokrili troškove od ~3.000€ mesečno, potrebna su vam 2–3 uspešna zapošljavanja mesečno.

Sve preko toga je profit.

Na osnovu ovoga možemo da zaključimo da Agencija za zapošljavanje nije model koji funkcioniše kaoside hustle i da se isplati samo kada imate pristup tržištu, znate kako da zatvorite pozicije i možete relativno brzo doći do prvih 2–3 klijenta.

Sa druge strane, ne isplati se kada ulazite bez jasnog plana kako ćete generisati prihode, oslanjate se na sporadične projekte, prodajni ciklus vam traje dugo, radite low-budget pozicije sa malom naknadom i nemate iskustva u regrutaciji ili mrežu kandidata.

U tim slučajevima, troškovi brzo pojedu budžet pre nego što dođu prvi rezultati.

Najčešće greške pri osnivanju agencije za zapošljavanje

U praksi, problemi se retko javljaju zbog nepoznavanja zakona, a mnogo češće zbog pogrešnih pretpostavki o tome kako postupak zapravo funkcioniše.

Ovo su najčešće greške:

• Prostor koji ne ispunjava zakonske uslove (npr. nema dve odvojene prostorije, nalazi se u stambenom objektu ili podrumu)
• Nedostatak kvalifikovanog kadra (nema zaposlenog sa visokom stručnom spremom ili bez položenog ispita)
• Nepotpuna ili neusaglašena dokumentacija (podaci u zahtevima ne odgovaraju stvarnom stanju na terenu)
• Nedostatak dozvole za poslovanje
• Ulazak bez plana za klijente i prihod

Iako ove greške često ne deluju ozbiljno na početku, one u praksi najčešće dovode do odbijanja zahteva, dodatnih troškova i višemesečnih zastoja.

Da li je potreban advokat za osnivanje agencije za zapošljavanje?

Ako planirate da pokrenete agenciju za zapošljavanje, konsultovanje sa advokatom za privredno pravo je u praksi veoma koristan korak, a naročito u određenim fazama postupka.

Na primer:

• ako niste sigurni da li prostor ispunjava sve uslove
• ako prvi put prolazite kroz postupak licenciranja
• ako imate specifičan poslovni model ili više osnivača
• ako želite da izbegnete odbijanje zahteva i kašnjenja

Advokat će vam biti od velike pomoći sa proverama usklađenosti sa propisima pre podnošenja zahteva, kao i kod pripreme kompletne dokumentacije za osnivanje agencije za zapošljavanje i vođenja komunikacije sa nadležnim organima.

Drugim rečima, najveća vrednost advokata je u tome da spreči greške koje kasnije usporavaju ili blokiraju postupak osnivanja agencije za zapošljavanje.